Comunicare de afaceri tipuri comune, caracteristici și erori

Trăim într-o societate în care o mare parte din piața muncii este configurată pe baza mediului de afaceri. Fie că marile companii multinaționale, IMM-uri, întreprinderi familiale sau chiar servicii individuale, toate ar trebui să fie conștienți de faptul că un element esențial pentru supraviețuire este consecvență în organizarea și comunicarea între părțile sale, ca atare, să-și unească forțele și capul spre un scop comun.

În acest sens, putem afirma acest lucru Comunicarea de afaceri este unul dintre elementele cheie atunci când o organizație, mai ales dacă are o anumită complexitate, funcționează corect și se poate adapta și supraviețui. Și este vorba despre această comunicare despre ceea ce vom vorbi despre acest articol.

• Articol asociat: "Psihologia muncii și a organizațiilor: o profesie cu un viitor"

Ce este comunicarea de afaceri?

Se înțelege ca o comunicare de afaceri la setul de procese realizate de o companie sau o parte a acesteia pentru a face informații de călătorie, atât intern între diferite departamente sau posturi ale companiei sau dacă vorbim despre comunicarea companiei cu afară.

Este important să rețineți că, ca o regulă generală, o astfel de comunicare nu implică numai capacitatea de a emite informații, ci include și faptul de a fi recepționat: Ne confruntăm cu un schimb reciproc de date.

O bună comunicare de afaceri favorizează faptul că toți membrii companiei pot rămâne motivați și că acțiunile lor pot fi cunoscute, reducând incertitudinea lucrătorilor și a liderilor cu privire la starea aceluiași. De asemenea, facilitează interacțiunea și îmbunătățește mediul de lucru, în plus față de îmbunătățirea productivității și permite reacționarea mai optimă la orice eventualitate.

Obiective generale

Obiectivele comunicării de afaceri sunt ușor de înțeles. Pe plan intern, pe de o parte permite o organizare coerentă și să producă informații și rezultate obținute prin diferite departamente sau cota de lucrători, și puteți genera și transmite obiectivele corporative și viziunea companiei.

de asemenea facilitează înțelegerea a ceea ce se așteaptă de la fiecare lucrător, precum și înțelegerea realităților la care trebuie să se confrunte fiecare dintre ele. De asemenea, facilitează ca toate să funcționeze în aceeași direcție și că se pot învăța noi modalități de a-și îndeplini propriile responsabilități.

La nivelul comunicării cu lumea exterioară, comunicarea de afaceri este esențială pentru a contacta mass-media și pentru a genera o imagine pozitivă a companiei în sine, precum și pentru a analiza publicul țintă și pentru a-și evalua nevoile. De asemenea, ne permite să învățăm să atragem potențiali clienți și să evaluăm schimbările inerente societății dinamice și fluide în care trăim, ceva fundamental pentru a anticipa și a face față unor posibile dificultăți și a se adapta la mediu..

Pentru ca comunicarea să fie eficientă, este necesar ca societatea însăși să creeze canale eficiente pentru aceasta, precum și să împuternicească transmiterea de informații prin acțiunile sale, generând mijloace de comunicare și, de asemenea, lucrează în mod activ, astfel încât să nu existe incertitudine În ceea ce privește ceea ce este cerut și căutat în cadrul organizației.

De asemenea, este important să se lucreze atât pe aspecte formale, cât și informale, precum și să se evalueze nevoile și gândurile diferitelor lucrători. Empatia este, de asemenea, fundamentală, precum și o bună reglementare și planificare a mecanismelor de comunicare.

• Poate sunteți interesat de: "Identitatea corporativă: ce este și cum definește organizațiile"

Diferite tipuri de comunicare de afaceri

Nu toate companiile și organizațiile comunică în același mod și există diferite tipuri și clasificări ale comunicării de afaceri pe baza diferitelor criterii.

1. Intern și extern

Primul este cel care stabilește distincția dintre comunicarea internă și cea externă, prima fiind cea produsă între diferitele departamente și lucrători ai societății în sine, iar cea de-a doua, care vizează stabilirea unei comunicări cu mediul..

2. Bidirectional și monodirecțional

În plus, putem găsi, de asemenea, stiluri de comunicare de afaceri cu diferite nivele de interactivitate, fiind capabil de a găsi totul, de la comunicare cele mai comune mod în care expeditorul și destinatarul și schimbul de informații interacționează mono atunci când numai un singur mesaj este trimis, în general, de la poziții de putere, la un receptor care nu are opțiunea de a răspunde.

3. Ascendent, descendent și orizontal

În cadrul comunicării interne a unei organizații, găsim trei tipuri mari, în funcție de punctul de pornire al informațiilor și de poziția dintre expeditor și receptorul aceleiași comunicații. Vorbim de o comunicare descendentă atunci când actul de comunicare este efectuat de la un emitent cu o taxă mai mare decât cel care primește.

Când subordonatul emit mesajul superiorului său, vom vorbi de o comunicare ascendentă. În ambele cazuri, ne-am confruntat cu un tip de comunicare verticală, adică o comunicare în care subiecții care mențin actul comunicativ au o relație de inegalitate în termeni de putere (existând o ierarhie între ele).

Celălalt tip de comunicare este comunicarea orizontală, care se stabilește între indivizi care au aceeași poziție și se află la același nivel al ierarhiei.

4. Formale și informale

În cele din urmă, trebuie remarcat faptul că în comunicarea de afaceri găsim existența a două tipuri diferite de canale de comunicare: formale și informale. Primul este locul în care aspectele tehnice sunt de obicei tratate și legate de sarcinile înseși, fiind un fel de comunicare respectuoasă și axate pe motivul și obiectivul companiei.

Cu toate acestea, în comunicarea informală, comunicările mai flexibile și naturale sunt de obicei stabilite, axat în primul rând pe relațiile interpersonale și care au adesea cel mai mare efect asupra bunăstării în muncă. Acesta din urmă variază foarte mult în funcție de cine o duce și poate depăși locul de muncă, fiind dificil de controlat de organizație.

Posibile amenințări la adresa bunei comunicări

Faptul de a menține o comunicare eficientă în afaceri este fundamental, dar nu este ușor. Trebuie să se ia în considerare existența unui nivel ridicat de variabilitate în situațiile care ar putea apărea, precum și existența neînțelegerile, abuzurile și dificultățile în comunicarea unei companii.

1. Lipsa consecvenței

Un factor care influențează cel mai mult comunicarea este foarte util este credibilitatea emitentului și luarea în considerare prezentat la receptorul mesajului Un exemplu poate fi existența disonanță între ceea ce se spune și ce se face, fără a ține emitenții o modalitate de a acționa în acord cu mesajele emise.

Acestea din urmă se poate întâmpla în orice angajații companiei, indiferent de poziția lor ierarhică sau vorbesc cu un superior, subordonat sau cineva pe același nivel al ierarhiei, și generează repercusiuni grave atât subiectul (în funcție de situație ar putea fi considerat prost sau chiar respins) în ceea ce privește organizația (generând un nivel mai scăzut de încredere în persoană și în cazul unei poziții înalte chiar și în cadrul organizației).

În același mod și, de exemplu, în cazul companiilor mari cu un număr mare de departamente, în cazul în care există divergențe între cifrele de autoritate sau de referință din cadrul companiei, probabil ar putea genera o situație în care lucrătorul nu știe cu adevărat ce fel de conducere ar trebui să urmeze, ceva care poate genera frustrare și neîncredere.

De asemenea, este necesar să fim foarte atenți cu interpretabilitatea mesajelor, deoarece existența ambivalenței poate determina diferite departamente sau lucrători să vină să interpreteze lucruri opuse. Ceea ce caută comunicarea de afaceri este tocmai să garanteze organizarea și coerența internă, astfel încât mesaje neclare, cu interpretări diferite, să poată provoca incertitudini și îndoieli care apar cu destinatarii mesajului.

2. Lipsa conexiunii emotionale

O altă problemă poate fi găsită în modul în care are loc comunicarea. De exemplu, în unele organizații poate exista o dificultate în generarea unui sentiment de atașament emoțional, care, în cazul lucrătorilor, poate genera mai puțin angajament și productivitate, iar în lipsa interesului utilizatorilor și căutarea altor alternative. Este necesar să valorificăm tot ce se face, și chiar ceea ce nu este, este în esență comunicativ.

Astfel, mesajul în sine este nu numai important, ci și modul în care este transmis: nu este același și nici nu oferă aceleași senzații un email ca o întâlnire față în față sau căutarea unui contact real.

3. Nu înțeleg contextul

Ar trebui, de asemenea, să fie evaluată adaptarea la situația actuală și progresele sociale, precum și particularitățile situației înseși. De exemplu, într-o din ce în ce mai globalizată și în cazul în care noile tehnologii permit comunicarea imediată cu un număr mare de persoane în același timp, societatea, poate fi necesar să se analizeze și să investească în politicile de comunicare care să ia în considerare puterea rețelelor și cum să transmiteți corect informațiile dorite, pe lângă evaluarea contactului cu potențialii clienți din alte regiuni ale lumii.

De asemenea, este necesar să se evalueze situația proprie a societății pentru a nu se realiza mai mult decât poate acoperi, fiind necesară luarea în considerare a situației societății în ansamblu.

O altă problemă ar putea fi conținutul mesajelor emise: este posibil ca, deși există comunicarea, acesta nu transmite sau nu înțelege conținutul care ar fi necesar pentru transmitere. Poate să se concentreze pe aspecte mai degrabă suplimentare și să evite, de exemplu, orientarea sau obiectivele pe care ar trebui să le aibă un post dat, sau că acceptă existența unei cunoștințe care nu a fost niciodată explicită.

4. Izolarea și lipsa de comunicare

În cele din urmă, poate cea mai importantă problemă care poate fi extrapolată din toate cele anterioare este posibilitatea ca nu există o comunicare reală.

Cel mai clar exemplu este utilizarea constantă și continuă a comunicării monodirecționale, care poate genera o situație de stagnare și o lipsă de înțelegere a ceea ce se întâmplă în cadrul organizației în sine. Din fericire, astăzi este cel mai puțin utilizat tocmai pentru că este cel mai puțin eficient și mai util.

Este, de asemenea, posibil că diferitele poziții nu dispun de mecanismele adecvate pentru a intra în contact chiar dacă opiniile lor ar fi auzite, existând mai puține posibilități de feedback sau chiar că diferite părți ale companiei nu au contact între ele. Este necesar să stimulați această interacțiune într-un mod activ.

Referințe bibliografice:

• Andrade, Horacio. (2005). Comunicare organizațională internă: proces, disciplină și tehnică. Spania: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Teoria științei și a informațiilor. Mineola, N.Y .: Dover.